Cuando alguien piensa en una secretaria se le viene a la cabeza lo siguiente: una mujer en una mesa al lado del despacho del jefe de turno. Hoy traigo a una invitada que va a tirar abajo ese estereotipo: Yolanda Pérez de La Secretaría Externa.
Ella no trabaja al lado del despacho de su jefe. De hecho, no tiene jefe. Es una secretaria externa que ofrece servicios de asistencia para ayudar a liberar horas y centrarnos en lo importante. ¿Alguna vez habías oído hablar de esta "nueva" profesión? ¿Quieres saber más sobre cómo funciona? No tienes más que seguir leyendo.
¡Hola Yolanda! Para empezar, cuéntanos un poco sobre ti, qué haces y de dónde vienes.
¡Hola Javi! Lo primero darte las gracias por la oportunidad de estar en tu blog, cederme un espacio y dedicarme parte de ese bien tan preciado que es tu tiempo. Soy una madrileña más, emprendedora, con un sueño y una apuesta “el teletrabajo”.
Procedo del mundo del derecho y después de 10 años ejerciendo como gestor administrativo, un día me levanté con el cable cruzado y decidí hacer de un sueño, una realidad: “La secretaria externa”. Los que me conocen dicen que soy muy estructurada. Me encanta la organización y la planificación. Soy positiva, optimista y miro al mundo siempre con una sonrisa 🙂
¿Qué es lo que haces exactamente como secretaria externa online?
Aporto mis soluciones en la externalización de servicios de asistencia administrativa y secretarial. Ayudo a profesionales como tú y como yo con las tareas administrativas de sus negocios.
Se podría definir, como “Tus tareas administrativas rutinarias”. Tener al día las tareas básicas de tu negocio que roban tiempo al ejercicio de tu actividad profesional.
¿Cómo enfoco y realizo mis tareas? De manera virtual, online, desde mi propia oficina, pero siempre trabajando en equipo contigo. Es fácil, hoy tenemos los medios y recursos suficientes, para hacerlo de manera eficiente y eficaz.
¿Por qué decidiste especializarte en este sector? ¿Habías trabajado antes como secretaria?
No me identifico con un sector en concreto, ni cuelgo en mi pared un título. Para mí es una vocación que he profesionalizado. Mis conocimientos dentro del mundo del derecho, el trato con el cliente y la experiencia como gestor administrativo me dieron una visibilidad de un tipo de necesidades de un colectivo, como el nuevo profesional freelance, que estaban sin atender.
Me siento muy identificada con el emprendedor orquesta sin infraestructura, que trabaja desde casa o en un espacio de Coworking. Que necesita en su día a día de un apoyo en tareas que no son su fuerte porque no son su prioridad, el fin de su negocio o simplemente le aburren y no le gustan.
Nunca había trabajado como secretaria, pero con mis conocimientos, habilidades y actitudes, he creado un paquete de soluciones y servicios qué funcionan y ayudan a otros profesionales a optimizar su tiempo y avanzan en sus proyectos.
He visto que trabajas por paquetes de horas, ¿por qué decidiste hacer eso? ¿Algún motivo en especial?
Ahorrar costes a mi cliente. Mis servicios yo no los veo como un gasto sino como una inversión que haces, para generar más volumen en tu negocio y mejorar tu imagen de marca personal.
Aporto una solución para ayudarte a crecer. Por lo que es fundamental mantener en equilibrio tu balanza de ingresos y gastos. Por lo general se trabaja por proyectos y en base a tu volumen de trabajo, así será la inversión en La secretaria externa. Y qué mejor forma de hacerlo que por las horas que realmente necesitas y cuando las necesitas.
Es una forma de cuantificar el tiempo efectivo de trabajo.
¿Cuál es el perfil de tu cliente más habitual? ¿Trabajas con algún blogger?
¿Si trabajo con algún blogger? Trabajo y conozco a unos cuantos. Tengo clientes que tienen un blog abierto y otros que es para ellos un medio de vida.
¿Cuáles son las labores que realizas habitualmente con tus clientes?
Quizás las más básicas y a las que menos importancia se da, pero esenciales para avanzar. Por citar algunas: emitir facturas, enviar presupuestos, atender a clientes y proveedores, gestionar el correo electrónico, ayudar con las acciones rutinarias en redes sociales, dar forma a vuestras presentaciones, buscar información en internet y mantener actualizadas tus bases de contactos.
Un paquete a medida de las tareas office de tu negocio.
Conozco a algunos bloggers que externalizan su correo en una secretaria externa, ¿has realizado dicha labor para algún cliente?
Sí, no voy a dar nombres, pero estoy segura que conoces a alguno. Y te diré que es una de las tareas que más os ayudan a optimizar vuestro tiempo. Porque si en algo no estamos educados ni planificados, es en el uso de nuestro correo electrónico. Es la actividad rutinaria, que más tiempo te roba y en la que peor lo empleamos.
¿Te doy un consejo? No empezar tu día con la lectura de tu correo. Si lo haces, cambiarás el guión, tantas veces lo abras y tu día girará en torno a él.
Liberarte de la atención de los correos que entran pidiendo información, atender a su emisor en tiempo y forma, no sólo es quitarte de una carga, es optimización del tiempo a la vez que imagen profesional. No estás sólo, tienes a tu secretaria externa respondiendo a una solicitud que ha llegado como resultado de un trabajo que has realizado con un fin. No lo pierdas por el camino, por una mala organización del tiempo.
¿Cuáles son para ti las ventajas del teletrabajo con respecto al trabajo tradicional?
Como todo tiene sus ventajas y sus inconvenientes. La principal ventaja es la libertad y el margen tan grande de organización y planificación de tu tiempo. Para mí es una forma de vida, ligada a un carácter y una actitud. Pero para que funcione tienes que ser increíblemente disciplinado, egoísta con tu espacio y ganarte el respeto de tu entorno familiar.
¿Has pensado en hacerte un blog? ¿Qué temas tratarías en él en caso de hacerlo?
Tengo un blog y con una historia. Decidí en el mes de diciembre cerrar una etapa de mi vida, personal y profesional. Llevo varios meses trabajando en mi nueva imagen y el blog forma parte de ella. Me encanta hablar de generosidad social, compartir y recomendar. Y si por el camino puedo hablar de mi experiencia y ayudar con mis conocimientos a otros profesionales, ¿qué mejor herramienta que un blog?
¿Temas? Cualquier solución que te pueda ayudar y recomendar como emprendedor para avanzar y ser más productivo. En unos días, me oirás hablar mucho de ello.
¿Cuáles son las herramientas imprescindibles para llevar a cabo tu trabajo?
Ilusión, disciplina, confianza, saber estar, una web, un blog, un ordenador con conexión a internet, una cuenta de correo y mis aplicaciones de office.
Rápido y sin pensar: dime 5 bloggers que crees que servirían de ejemplo para cualquiera que quiera crear un proyecto online y por qué los eliges.
¡Pero qué difícil me lo pones!, me paso el día recomendando. ¿Y ahora qué? Pero habrá que mojarse. Voy hablarte de dos personas que me han ayudado mucho estos tres últimos meses, por su calidad humana y profesional.
A ti también te sigo y he aprendido mucho de ti. Pero creo que ya llevo cinco y eso no vale. 😉
¿Qué película o libro recomendarías a alguien que quiere introducirse en el mundo del marketing online?
Me has pillado, pero pienso dar la vuelta a la tortilla. Y a generar un poquito de debate. ¿Has visto o leído 50 Sombras de Grey? La cantidad de publicidad en torno a éste libro y película. Cómo se ha utilizado de anzuelo por los profesionales del marketing. Está de moda y es un ejemplo más utilizado en las formas de comunicación.
Ahora mismo, estoy con la lectura de “Diseñando la propuesta de valor” y en Semana Santa ya está en la maleta “Quién soy yo para hacer esto”. Y me ha picado la curiosidad por una recomendación tuya “Ni SEO ni ostias, networking”.
Y por último… ¿qué proyectos tienes en mente y dónde te gustaría verte en unos años?
Soy muy humilde en ese sentido y muy hormiguita. Me gusta disfrutar de mí día a día. Y no soy de metas a largo plazo. Mi proyecto es La Secretaria Externa. Pero me gusta la colaboración participativa y quizás sumar con otros profesionales y crear un paquete conjunto de soluciones online de diferentes áreas, sería una de mis apuestas.
Me gustaría verme aquí, contándote en lo que he avanzado y cómo lo he conseguido. Resérvame un hueco en tu agenda 😉
Dónde podéis contactar con Yolanda Pérez
En su web: La Secretaría Externa.
En Linkedin.
En Facebook.
En Twitter.
En Google+.
Muchísimas gracias Javi, por la oportunidad de estar hoy aquí, compartiendo contigo un trocito de tu espacio y por presentar a tus seguidores mi profesión, mi sueño y mi proyecto.
Hay veces que cuesta comunicar al exterior qué hay detrás de la figura de una secretaria online y recibir la ayuda de profesionales como tú es el mejor empujón que se puede recibir.
Ha sido todo un placer compartir contigo ésta aventura.
Un enorme abrazo 🙂
De nada Yolanda, es un placer tenerte por aquí. Leyendo la entrevista y viendo la cantidad de comentarios que hay cualquiera puede ver que eres una gran profesional y para mí es un lujo tenerte como entrevistada 🙂
¡Un abrazo!
Hola a los dos!
Que alegría ver a Yolanda por aquí 🙂
Como ella misma cuenta nos conocimos hace unos meses y me pareció muy interesante el tipo de colaboración que propone.
Ella es muy discreta y no lo ha querido decir, pero desde Enero me ayuda con mis tareas "rutinarias" y me ha liberado muchas horas que ahora puedo dedicar a otras cosas.
Cuando llegas a cierto volumen de trabajo necesitas que alguien te ayude con aquellos aspectos de tu negocio en los que eres menos productivo y necesario.
En mi caso ella hace en una hora lo que yo hacía en 3, y encima mejor que yo, así que no puedo estar más contento con los resultados 🙂
Sobre la entrevista te diré que el consejo de no leer el correo al principio del día me ha parecido excelente, yo era lo primero que hacía y es verdad que te condiciona la agenda.
Felicidades por la entrevista, me parece importante mostrar profesiones y profesionales que nos pueden ayudar a otros trabajadores a seguir creciendo.
Un abrazo para los dos!
¡Hola Arturo!
Desde luego cuando tienes un volumen alto de trabajo o delegas o "mueres". Por tus palabras se puede deducir claramente que Yolanda no es un gasto, sino como ella bien comenta en la entrevista, una inversión que genera más beneficios.
Lo del correo me lo he apuntado para intentar cumplirlo, pero creo que esto es como para un fumador dejar el tabaco... voy apañado 😀
¡Un abrazo!
Estupenda entrevista sí señor. Las formas de trabajar están cambiando, y esto es el futuro. Muchas gracias por la mención Yolanda, la verdad es que es un gusto encontrarse con profesionales como tú, siempre ayudando a crecer a las empresas. La gestión interna es clave para el crecimiento de estas y tú ahí das en el clavo en todo.
Y bueno como aportación a la lista de libros, para cualquier proyecto se debe empezar por definir el marketing (sin online todavia) y saber cuál es el valor que aporta y como te diferencias de la competencia. Un libro para empezar ? La vaca púrpura de Seth Godin.
Mucho a exito a los dos Javi y Yolanda 😉
Hola Ana,
El libro de la vaca púrpura de Seth Godin lo tengo pendiente desde hace meses y este mes de abril me he puesto como tarea obligada leerlo casualmente 😀 ¡No conozco nadie que hable mal de él!
Un saludo y muchas gracias por pasarte 😉
Hola Yolanda, Javi, y a quien me lea 🙂
Había visto la página de Yolanda y me sorprendió bastante en su día. Quizá esto de las profesiones nuevas que salen me ha pillado algo vieja 🙂 y hay cosas que me cuesta mucho captar. No obstante, intento entenderlo y valorarlo porque en eso están nuestros avances sociales y laborales, que buena falta nos hacen 🙂
Enhorabuena a ambos 🙂
Hola Carolina,
Al fin y al cabo es la misma profesión, pero transformada (o al menos así lo veo yo). ¿Para qué queremos que la persona que nos gestione estas tareas esté al lado nuestra sentada? Si hoy en día con Skype, Gmail, el móvil y demás podemos entablar una conversación en un minuto. Yo desde hace un tiempo vengo curioseando sobre esta profesión y en cuanto encontré a Yolanda me dije "tengo que entrevistarla" 😀
Un saludo
Me ha encantado la entrevista Yolanda, como sabes plasmar tu cercanía y calidad.
Agradecer el que me hayas incluido en esa lista tan especial, para mi es un auténtico privilegio el colaborar contigo, ser cómplices en esta aventura de ser freelance y ayudarnos a crecer.
Un abrazo y enhorabuena al anfitrión, que te ha hecho un trabajo magnífico.
Hola Marina,
Muchas gracias por pasarte y me alegro de que te haya gustado la entrevista. Por cierto, me guardo tu blog para echarle un vistazo que yo en temas de protección de datos soy un completo desastre 😀
Un abrazo
Fantastica entrevista y descubrimiento!
Da gusto leer a alguien con las ideas tan claras y estructuradas. Da un empujon para hacer cosas, que inspiradora Yolanda.
Es una grandisima idea el concepto de la secretaria externa y cubre sin duda una gran necesidad. Me quito el sombrero.
Mil gracias por la entrevista Javi!
¡Gracias a ti por pasarte siempre por aquí crack! Para eso estamos, para descubrir todas las profesiones y profesionales que andan por este mundo 🙂
¡Un saludo!
Muy buena la entrevista y muy buena herramienta.
Está claro que, en nuestro propio negocio, tenemos que realizar muchas actividades rutinarias que, en realidad, no aportan valor. La mayoría de las veces no pensamos en externalizarlas, cuando es la única solución para seguir creciendo.
Conozco a Yolanda desde hace muchos años y no se me ocurre una socia mejor para el proceso!!!
Hola Myriam,
Estoy muy de acuerdo contigo. Solemos hacer muchas tareas "obligatorias" que, más que aportar valor, lo que hacen es quitarnos tiempo en otras tareas mucho más productivas. Si se acumulan muchas, lo mejor es tener a alguien como Yolanda para volver a recuperar ese tiempo.
Un saludo